エプソン販売、「契約書管理システム」を発売
業務負荷が高い"契約書管理業務"を効率化する、Ｗｅｂ情報共有・活用ソフトとＯＣＲソフト、ネットワークスキャナをセットにした「契約書管理システム」新登場
エプソン販売株式会社（社長：真道昌良）はＷｅｂブラウザベースで効率的に契約書を管理するシステムと、Ａ４ネットワークスキャナ「ＥＳ－Ｈ３００」をセットにした「契約書管理システム」を本日より発売いたします。
企業内における内部統制の動きに伴い、契約書管理は重要な課題になっています。ずさんな契約書管理は、契約更新手続きの遅れや二重契約などの不備、契約書原本の紛失といったリスクをもたらす一方で、適切な契約書管理は、要件が類似した契約を参考にしながら新たな契約書を作成するなど、業務の効率化につながります。また、契約書管理業務の現状は、契約書は紙ベースで管理されており、捺印処理された契約書を書庫に保管し、管理台帳を作成するなど、手間がかかっております。さらに、担当者は、社内の各部署からの過去の契約書のピックアップ依頼の対応に、膨大な作業工数をとられがちです。
今回発売する「契約書管理システム」は、従来の紙ベースの契約書管理をＩＴ化することにより、管理業務負荷の軽減と業務効率化を図るシステムセット商品です。捺印処理された契約書をネットワークスキャナで読み取り、ＯＣＲソフトでテキスト付きＰＤＦに変換してＷｅｂ共有システムに登録することで、契約書を管理します。登録した契約書は、Ｗｅｂブラウザ上で検索・閲覧ができます。
また、契約書に付帯する文書や書面なども同時に管理でき、さらに契約相手の与信状況や補足情報も書き添えることで、管理台帳だけでは不十分だった情報把握もできるようになります。さらに、契約書名などの項目で検索できることはもちろん、契約更新日や契約相手先などでグルーピング化し、一覧表示した中から目的の契約書を探すこともできます。
セキュリティ対応・アクセス管理についても、キャビネットごとに閲覧権を設定でき、閲覧権のある者だけがＷｅｂブラウザ上で検索・閲覧することができます。また、"誰が"、"いつ"閲覧したかというログも残せますので、情報流出の抑止に役立ちます。その他、契約締結時の承認業務をフォローするワークフロー機能により、内部統制における契約プロセスの有効性を証明する記録を残すことが可能です。
新商品の標準価格（税別）・発売時期は以下の通りです。
商品名：契約書管理システム
標準価格（税別）：３９万８千円
発売日：５月２８日
新商品の販売目標は、年間５０セットを予定しております。
以上
（※ 参考画像は関連資料を参照してください。）